Como mapear os processos da sua empresa

O Mapeamento dos Processos é de vital importância para a sobrevivência das empresas por gerar informações que podem garantir o crescimento do negócio. Desse modo, é possível determinar a forma como os insumos recebidos de um fornecedor são tratados e transformados em produtos que serão entregues aos clientes (cadeia cliente/fornecedor).

O funcionamento de uma organização está baseado em um conjunto de atividades inter-relacionadas. Mapear e padronizar as atividades em processos e conhecer as necessidades e expectativas das partes interessadas é fundamental para agregar valor ao negócio.

Além disso, permite planejar e executar melhor as atividades, pela definição de responsabilidades, uso de recursos de modo mais eficiente, aumentando a produtividade.

Seguem abaixo as 7 etapas do mapeamento dos processos:

1 - Identificar o processo da empresa (reunir equipe, identificação dos responsáveis, atribuição dos tempos);

2 - Identificar e descrever o trecho/processo gargalo com suas ocorrências (definição do processo gargalo, descrever as etapas do processo);

3 - Fixar parâmetros antes da melhoria (Definir indicadores: Produtividade, Qualidade, Área, Outros);

4 - Implementar soluções para os pontos potenciais de melhoria levantados (Definição das Soluções, Definição de responsáveis  e prazos, Testar/Simular a solução);

5 - Fixar os parâmetros após as melhorias (Acompanhamento dos indicadores, Registro das ocorrências);

6 - Comparar os parâmetros fixados após e antes da melhoria calculando o resultado (Obtenção / Cálculo do resultado);

7 - Apresentar o trabalho (Reunião com os envolvidos no trabalho, Reconhecimento aos envolvidos, Recompensar os resultados obtidos).

O Mapeamento dos Processos resultam em:

Conhecimento: Favorece, a partir do conhecimento detalhado da empresa, uma visão global dos processos.

Qualidade: Introdução do Controle de Qualidade visão horizontal da empresa e definição de padrão.

Custo: Redução dos desperdícios, gerando a redução dos custos da empresa.

Atendimento: Entrega no prazo e assistência clara e transparente junto ao cliente.

Moral: Educa e motiva os colaboradores, gerando confiança e continuidade de ações para mudança cultural.

Segurança: Reduz riscos aos usuários durante as realizações dos processos.

Segue material que pode servir de modelo para a implantação do Mapeamento dos Processos na sua empresa:

- Como mapear os processos da sua empresa (Slides)
- Modelo de Fluxograma Funcional
- Modelo PCP
- Exemplo: Modelo PCP para Serviços de Usinagem

Fonte: Material cedido pelo SEBRAE